Нова публикация

Тревел-специалисты осваивают риск-менеджмент

Все больше компаний заранее формируют алгоритмы действий на случай, если бизнес-турист столкнутся с чрезвычайными ситуациями во время командировки. И все чаще они берут на вооружение новейшие технологии, чтобы обеспечить сохранность своих сотрудников, особенно если для выполнения рабочих задач они должны отправится в регион, где их безопасность не гарантирована. Об этом сообщается в недавнем исследовании глобальной системы резервирования AirPlus International.

Около 61% североамериканских и европейских корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма сформировали для своих сотрудников кодекс безопасности при путешествии в зоны повышенного риска. В прошлом году доля таких компаний равнялась 41%, то есть за 12 календарных месяцев показатель вырос на 20%. Одновременно с этим сократилось до 16% (-3%) количество тревел-менеджеров, которые не предприняли никаких мер для того, чтобы упредить те проблемы и опасности, с которыми могут столкнуться деловые туристы в пути.

Для аналитического доклада специалисты AirPlus опросили представителей 133 компаний-заказчиков услуг бизнес-тревела (по одному из организации).

Как выяснили эксперты, в 46% фирм (+13%) требуется получить специальное разрешение, прежде чем поехать в страну, где безопасность путешественника не гарантирована. Около 46% респондентов (+6%), сказали, что в их компаниях приняты стандартные процедуры обеспечения защиты на случай различных сбоев во время бизнес-поездок. В 25% организаций (+5%) проводятся специальные курсы для сотрудников, которые в ближайшем будущем будут направлены в командировки.

Двойственность мобильных технологий

При возникновении чрезвычайных ситуаций 68% корпораций используют системы слежения за деловыми туристами.

Согласно исследованию AirPlus, с одной стороны мобильные технологии помогают отслеживать передвижения бизнес-путешественника, с другой – они же этот процесс затрудняют, так как стимулируют развитие глобальных систем-онлайн бронирования и таким образом делают бизнес-туриста более самостоятельным при выстраивании маршрута командировки, а значит, и более «неуловимым». Это в некотором роде связывает руки тревел-менеджерам, которые, по идее, должны удаленно содействовать сотруднику в случае непредвиденной ситуации.

Слежение за командируемым сотрудником – это крайняя мера, после которой активизируется уже специальный план действий в случае ЧС. Такой план имеют 51% организаций, чьи представители были опрошены. Почти половина фирм пользуются специальной виртуальной платформой для выстраивания схем риск-менеджмента, а в 33% компаний есть онлайн-система реагирования на ЧС, в которой бизнес-туристы должны регулярно отмечаться. Около 30% респондентов сказали, что в их корпорации есть специальная справочная служба, в которую деловые путешественники могут обращаться в любое время суток.

Примерно четверть опрошенных заявили, что в их фирмах все вопросы, возникающие у командированных, решаются индивидуально, в зависимости от каждого конкретного случая. При этом нет никакой унифицированной системы действий при возникновении опасности.

По мнению некоторых респондентов, основной груз ответственности за формирование тревел-политики и обеспечение сохранности бизнес-туристов во время поездок лежит на корпоративной службе безопасности. Так заявили представители 20% компаний. Почти 19% сказали, что за это должен отвечать тревел-департамент, а около 7% - что решать такие задачи следует HR-отделу. По информации AirPlus, большинство корпоративных покупателей выбрали комбинированный ответ: ответственность за организацию поездки и обеспечение сохранности работника в равной мере ответственны тревел-, HR-, финансовый департаменты, отдел закупок, комитет управления рисками и руководители высшего звена. (businesstravelnews.com)

 

 

Управление командировками: опыт менеджера компании Ford

Координация деловых поездок гигантского международного автостроительного холдинга, который работает на рынках отдаленных регионов, - это вам не воскресная прогулка. Тревел-менеджер компании Ford Motor Company по Европе, Ближнему Востоку и Азии Стивен Свифт рассказал о своих буднях британскому порталу Air and Business Travel News (ABTN).

Компания, а соответственно и ее тревел-департамент, переживает сейчас не самые лучшие времена, сообщил г-н Свифт. Холдинг постепенно переносит свои заводы в страны, где его производственные издержки минимальны – в Турцию, Румынию и Татарстан. «Поскольку мы стремимся к снижению себестоимости нашей продукции, то переносим производственные мощности дальше на восток, - прокомментировал решение компании Ford тревел-менеджер. -Это означает, что наши деловые путешественники получат опыт командировок по новым маршрутам».

На сегодняшний день в компании 75% бизнес-путешествий организуются в пределах Европы. И для всех участников таких поездок резервируют транспортные услуги только эконом-класса. Около 14% командировок – трансатлантические, во время которых делегаты занимают исключительно места повышенной комфортности. Остальные 11% деловых поездок сотрудники Ford совершают в пределах европейского, ближневосточного и азиатского регионов. По оценке г-на Свифта, сейчас в компании тревел-политика соблюдается на 98%. «Как правило, мы обязываем наших сотрудников, бронировать транспортные и гостиничные услуги по наиболее низкой цене, как прописано в корпоративном кодексе. Затем бронирование утверждаются руководителями высоких рангов, вплоть до вице-президентов. Любой бизнес-турист, который забронировал перелет или проживание не по минимальной стоимости, должен предъявить официальное обоснование своих действий», - представил позицию компании Стивен Свифт.

Когда на корпоративной карте бизнес-туризма Ford появились новые регионы, упомянутый принцип работы остался в силе. По признанию тревел-менеджера, перед ним сразу возникло множество проблем, связанных с особенностями того или иного местного рынка. И разрешение появившихся сложностей потребовало максимальной сосредоточенности.

Ford изменил прежней политике

Проблемы обнаруживались и с транспортом, и с проживанием. Некоторые российские авиакомпании нередко сбивают бизнес-туристов с толку. Например, объявляли в последнюю минуту, что те полетят не на комфортном боинге, а на каком-нибудь устаревшем «яке», на борту которого не может быть обеспечен должный уровень обслуживания. «В Румынии нам пришлось сотрудничать с гостиницами, в которые не могли предоставить размещение требуемого уровня, да и методы их работы были далеки от европейских», - поделился тревел-менеджер Ford.

Перед компанией возникла дилемма: с одной стороны тревел-политика не допускала отступлений от прописанных требований к классу трансфера и гостиничного проживания, с другой – альтернативы в новых регионах не было, а на переговоры с местными отельерами и перевозчиками ушло бы слишком много времени. Поэтому компания решила сосредоточиться, в первую очередь, на обеспечении безопасности бизнес-туристов, командированных в восточные и восточно-европейские страны, а самим делегатам, по-возможности, резервировать наилучший сервис, рассказал Стивен Свифт.

Личные встречи бесценны

Без командировок обойтись нельзя, уверен г-н Свифт. По его словам, видеоконференц-коммуникация никогда не заменит личного общения с партнерами и клиентами. С другой стороны, мобильные технологии – это, несомненно, большое благо, так как они позволяют руководителям поддерживать регулярную связь с сотрудниками, когда они в отъезде.

Со стороны корпоративного покупателя

Компании должны прилагать усилия, чтобы повышать квалификацию работников тревел-департамента, считает Стивен Свифт. «Как показывает практика, действительно хорошо координируют деловые поездки те менеджеры, которые работают в этом направлении на протяжении нескольких лет и кропотливо изучают рынок», - сказал он. Не так уж просто найти сразу действительно эффективного тревел-менеджера.

Утопия

Если бы Стивен Свифт имел неограниченный бюджет и возможности, он поменял бы вовсе не менеджеров по работе с клиентами из агентств бизнес-туризма, транспортных компании и гостиниц. «Больше всего меня бы обрадовало, если бы какое-нибудь агентство бизнес-туризма создало бы платформу, которая объединила бы в себе все каналы дистрибьюции, - отметил тревел-менеджер Ford. - Через такой виртуальный агрегатор корпоративные клиенты получали бы доступ и к сведениям, размещенным в глобальных системах резервирования, и к информации о лимитах гостиниц, о тарифах авиакомпаний, работающих в онлайне, и о стоимости проживания в гостиницах, которые не продают свои услуги через GDS».

Хотя, конечно, вряд ли нечто подобное будет организовано, считает он. Все потому, что существует сговор между системами бронирования и TMC. Между тем это самая заветная мечта всех тревел-менеджеров.

Биография

Стивен Свифт с отличием окончил Университет графства Суррей. Карьеру он начал в British Airways, где работал девять лет, после этого три года трудился в Forte Le Meridien Hotels and Resorts. В компанию Ford г-н Свифт пришел в 2001 году. Сейчас он считается мастером на все руки в области закупок и координации бизнес-туризма. (abtn.co.uk)